Verfahrensordnung

1. Anwendungsbereich:

Das Beschwerdeverfahren steht sowohl internen als auch externen Personen zur Verfügung, um auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen hinzuweisen, die (i) im eigenen Geschäftsbereich der Zech Group SE weltweit, (ii) sowie bei unmittelbaren oder mittelbaren Lieferanten oder Dritten, die von der Lieferkette der Zech Group SE betroffen sind, entstehen können oder ggf. entstanden sind. Menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen im Sinn dieser Geschäftsanweisung meint insbesondere Risiken und Verletzungen der in Anlage 1 aufgelisteten Rechte.

Potenziell Betroffene können beispielsweise Beschäftigte oder Leiharbeitskräfte der Zech Group SE, Beschäftigte bei unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferern oder Anwohner rund um die lokalen Standorte und Betriebe der Zech Group SE sein. Auch Personen, die nicht direkt von Risiken und möglichen Pflichtverletzungen betroffen sind, können über das eingerichtete Beschwerdeverfahren Meldungen abgeben.

2. Zielsetzung:

Diese Geschäftsanweisung dient der Darstellung der Organisation, Umsetzung und Überprüfung des gemäß den Anforderungen des LkSG einzurichtenden Beschwerdeverfahrens.  Das Beschwerdeverfahren nach dem LkSG ist ein Kernelement der menschrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten der Zech Group SE. Wichtige Funktionen und Ziele sind:

a. Frühwarnsystem: Erkennung und wenn möglich, Lösung von Problemen, bevor Menschen oder die Umwelt tatsächlich zu Schaden kommen;

b. Angemessene Abhilfemaßnahmen: Sofern Beschwerden zu bevorstehenden oder tatsächlichen Pflichtverletzungen eingehen und diese sich bestätigen, müssen diese Missstände, sofern dies möglich ist und im Einflussbereich der Zech Group SE liegt, verhindert, beendet oder zumindest minimiert werden;

c. Präventionsmaßnahmen: Verhinderung weiterer Rechtsverletzungen der gleichen Art bzw. Minimierung des Risikos bezüglich solcher Rechtsverletzungen.

3. Definitionen:

a) Beschwerdeverfahren: Meldungen von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken sowie Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten innerhalb der Lieferkette der Zech Group SE,

b) Beschwerdeführende Personen: Personen, die das Beschwerdeverfahren nutzen,

c) Mittelbare Zulieferer: Jedes Unternehmen, das kein Unmittelbarer Zulieferer ist und dessen Zulieferungen für die Herstellung der Dienstleistungen und Produkte der Zech Group SE oder zur Erbringung und Inanspruchnahme der betreffenden Dienstleistung notwendig sind,

d) Potenziell Betroffene Personen sind solche Personen, die direkt von Pflichtverletzungen und / oder Risiken betroffen sind, bei denen sich das Risiko bzw. die Verletzung aber noch nicht realisiert hat,

e) Unmittelbare Zulieferer sind Partner eines Vertrages über die Lieferung von Waren und Erbringungen von Dienstleistungen, dessen Zulieferung für die Herstellung der Produkte der Zech Group SE oder zur Erbringung und Inanspruchnahme der entsprechenden Dienstleistung notwendig sind.

4. Umsetzung des Beschwerdeverfahrens:

Die Zech Group SE verfügt über ein bereits etabliertes und auditiertes Hinweisgebersystem, welches die Meldung von Compliance Sachverhalten und Verstößen ermöglicht. Es steht allen Beschäftigten der Zech Group SE zur Nutzung zur Verfügung.  Der Vorstand der Zech Group SE hat entschieden, dass ein unternehmensweites Beschwerdeverfahren für alle Gesellschaften der Zech Group SE etabliert werden soll. Das bereits vorhandene Hinweisgebersystem ist an die Anforderungen des Beschwerdeverfahrens nach dem LkSG angepasst worden. Es ist nun insbesondere auch für die weiteren vom LkSG geschützten Zielgruppen und Rechtspositionen erreichbar. Basierend auf den Ergebnissen der Risikoanalyse sowie der eingehenden Hinweise wird die Zugänglichkeit zum Verfahren für die Zielgruppen, im Rahmen der Wirksamkeitsprüfung des Beschwerdeverfahrens, kontinuierlich verbessert und es werden weitere Anpassungen vorgenommen. Im Rahmen der Dokumentationspflichten, werden sowohl eingegangene Beschwerden als auch die Umsetzung und Wirksamkeit von Präventions- und Abhilfemaßnahmen fortlaufend dokumentiert und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben kommuniziert.

5. Art von Beschwerden:

Über das Beschwerdesystem können neben vorsätzlichen oder fahrlässigen Zuwiderhandlungen gegen gesetzliche Bestimmungen oder behördliche Anordnungen und unternehmensinterne Richtlinien (z.B. Verstöße gegen den Code of Conduct der Zech Group SE und Code of Conduct für Geschäftspartner) auch alle menschrechtlichen und umweltbezogenen Risiken bzw. Pflichtverletzungen gemeldet werden. Ein menschenrechtliches Risiko im Sinne des LkSG ist ein Zustand, bei dem auf Grund tatsächlicher Umstände mit hinreichender Wahrscheinlichkeit ein Verstoß gegen eines der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Schutzgüter und Verbote droht.  (ausführliche Darstellung siehe Anhang 1). Das menschenrechtliche Risiko ist damit mithilfe einer Prognose zu ermitteln. Gegenstand der Prognose ist eines der in Anlage 1 genannten menschenrechtlichen Verbote.  Dieser Verbotsverstoß muss auf Grundlage der vorliegenden Umstände hinreichend wahrscheinlich sein. Maßgebend ist insofern, dass ein objektiv rechtswidriger Verstoß gegen eines der in Anlage 1 genannten Verbote droht.

6. Beschwerdekanäle:

Alle Beschäftigten und Dritte können frei wählen, welchen Kommunikationsweg sie nutzen möchten. Beschwerden, Hinweise oder Verstöße können direkt bei der Compliance Abteilung der Zech Group SE oder durch das Beschwerdesystem der Zech Group SE übermittelt werden. Das Beschwerdesystem steht Beschäftigten und Dritten rund um die Uhr zur Verfügung, 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche. Das System kann in den Sprachen Deutsch und Englisch per Internet über die Website der Zech Group SE genutzt werden. Es erlaubt den vertraulichen und auf Wunsch auch anonymen Kontakt mit der Compliance Abteilung der Zech Group SE.

7. Kommunikationswege:

Es stehen folgende Kommunikationswege zur Verfügung:

Compliance Abteilung der Zech Group SE: persönlich, per Post, Telefon oder per E-Mail

Kontaktmöglichkeiten:

• Zech Group SE, Abteilung Compliance, Hansator 20, 28217Bremen, persönlich nach vorheriger Terminvereinbarung per Telefon oder E-Mail
• Telefon: +49 (0) 42141007550
• compliance@Kein Spamzech.group.com
• Online-Beschwerdesystem der Zech Group SE auf www.zech-group.com

8. Ablauf des Beschwerdeverfahrens:

Nach dem Eingang einer Beschwerde erhält der Beschwerdeführer unverzüglich eine Eingangsbestätigung seiner Beschwerde in Textform, sofern er seine Kontaktdaten zur Verfügung gestellt hat.  Bei einer anonymen Beschwerde kann keine Kommunikation mit dem Beschwerdeführer erfolgen.

Die eingegangene Beschwerde wird zunächst von der Abteilung Compliance der Zech Group SE, dort vom Chief Compliance Officer bearbeitet.

Nach einer ersten Sichtung der Beschwerde werden vom Chief Compliance Officer die weiteren konkreten Untersuchungsschritte und ggf. die Einbindung von weiteren Fachabteilungen sowie der weitere Gang des Verfahrens festgelegt. Diese Festlegung erfolgt in Abhängigkeit von Beschwerdegegenstand und Umfang des Sachverhaltes, über den in der Beschwerde berichtet wird.

Sofern der mittgeteilte Sachverhalt noch Angaben offenlässt, die für eine Beurteilung von Relevanz sind, wird der Leiter der Untersuchung, i. d. R. der Chief Compliance Officer mit dem Beschwerdeführer per Textform die Beschwerde und deren Umfang erörtern, um ggf.  weitere benötigte Angaben in Erfahrung zu bringen. Die Erörterung kann nach Wahl des Leiters der Untersuchung in Textform, mündlich oder fernmündlich erfolgen.

Im Rahmen dieser Rücksprachen mit dem Beschwerdeführer kann dieser auch den ursprünglichen Gegenstand, der Grundlage der Beschwerde ist, erweitern oder reduzieren.

Auch kann der Beschwerdeführer in jedem Stadium der Bearbeitung seiner Beschwerde diese zurücknehmen, ohne dass ihm hierdurch Nachteile oder Kosten entstehen.

Nach vollständigem Abschluss des Beschwerdeverfahrens soll dem Beschwerdeführer, sofern er dies zuvor gewünscht hat, unter Beachtung der Vorgaben des Datenschutzes und des allgemeinen Persönlichkeitsrechts der Betroffenen sowie unternehmerischen Geheimhaltungsinteressen das Ergebnis der Untersuchung mitgeteilt werden.

Das Beschwerdeverfahren folgt in allen Phasen des Prozesses und unabhängig von dem gewählten Kommunikationsweg den Grundsätzen des Need-to-know-Prinzips und den Datenschutzvorgaben der Bundesrepublik Deutschland. Eine angemessene Vertraulichkeit wird durch den gesamten Prozess gesichert, indem alle Informationen mit größter Sorgfalt gehandhabt werden. Personenbezogene Informationen, die eine Identifizierung ermöglichen, werden nur auf „Need-toKnow-Basis“ weitergegeben, wenn dies für die Untersuchung der Meldung erforderlich ist und im Einklang mit Datenschutzanforderungen steht. Unnötige Bloßstellungen und Rufschädigungen sind hier strengstens zu vermeiden und bei Kenntnis des Eintritts derselben unverzüglich zu unterbinden.

9. Vertraulichkeit der Identität:

Das Beschwerdeverfahren ist so angelegt, dass die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebenden Personen sowie der Schutz ihrer personenbezogenen Daten jederzeit gewährleistet ist. Die Identität des Beschwerdeführers, der unter den Schutz des LkSG fällt, darf ohne dessen Zustimmung (nach Möglichkeit in Textform oder Schriftform) keinen anderen Personen gegenüber offengelegt werden. Unter diesen Schutz der Vertraulichkeit fallen nicht Anforderungen von Informationen betreffend die Beschwerde, die durch eine Behörde oder ein Gericht gestellt werden. Die anonyme Nutzung der Kommunikationskanäle ist möglich, erschwert jedoch die Einhaltung der obigen Prozessschritte, da so mögliche Abstimmungen zu Abhilfemaßnahmen und weitere Informationen, die zur konkreten Sachverhaltsaufklärung notwendig sind, nicht ausgetauscht werden können. In diesem Fall können ggfs. nur bedingt oder gar keine Abhilfemaßnahmen initiiert werden und eine Erörterung der Beschwerde kann mit der Hinweisgebenden Person nicht stattfinden.

10. Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde:

Die Personen, die im guten Glauben das Beschwerdesystem nutzen, werden jederzeit vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund der Nutzung eines der angebotenen Beschwerdekommunikationskanäle geschützt. Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Art, aufgrund von Beschwerden werden, sofern diese der Zech Group SE bekannt werden, nicht toleriert. Werden Personen, die das Beschwerdeverfahren nutzen, Repressalien durch Beschäftigte oder Zulieferer ausgesetzt, so behält sich das Unternehmen vor, gegen diese Beschäftigten oder Zulieferer und ggf. beteiligte Dritte, arbeitsrechtliche und / oder juristische Schritte einleiten.

Diese Geschäftsanweisung, Umgang mit dem Beschwerdeverfahren nach dem LkSG, dient insbesondere auch dem Schutz von Beschwerdeführern und enthält klare Bekenntnisse zum Schutz von Personen, die Beschwerden im Rahmen des LkSG ansprechen.

Der Schutz der Beschwerdeführer umfasst insbesondere:

a. Einschüchterungsversuche und Repressalien gegenüber Beschäftigten, Beschäftigten von Lieferanten oder Dritten, die im gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten melden, werden nicht geduldet. „Im gutem Glauben“ bedeutet, dass die Person überzeugt ist, dass die Darstellung der Wahrheit entspricht, unabhängig davon, ob eine spätere Untersuchung diese Darstellung bestätigt oder nicht.

b. Belehrung von betroffenen Personen sowie anderen Personen, die in der Lage sind, nachteilige Maßnahmen gegen den Hinweisgebenden zu ergreifen, dass Vergeltung gegenüber Hinweisgebenden strikt untersagt ist.

c. Ermutigung und Aufforderung an Beschwerdeführende Personen, unverzüglich die Compliance Kommunikationskanäle zu nutzen, wenn sie glauben, dass sie aufgrund ihrer Meldung Einschüchterungen oder Repressalien ausgesetzt sind. 

d. Meldungen bzgl. Einschüchterungen oder Repressalien wegen einer Compliance Meldung oder Beschwerde, werden nach den vorstehenden Prinzipien untersucht und im Zweifelsfall als Compliance Verstoß geahndet.

e. Angebot der Compliance Abteilung and die Beschwerdeführende Person, auch nach Abschluss des Verfahrens in Kontakt zu bleiben, um sicherzustellen, dass diese im Nachgang zu einer Meldung keinen Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt ist.

11. Schutz von Beschuldigten:

Neben dem Schutz von Hinweisgebern ist auch der Schutz von Personen, denen eine Compliance- und / oder Rechtsverletzung vorgeworfen wird, sicherzustellen. Die in diesem Verfahren besonderen Verfahrensrechte von beschuldigten Personen sind neben den allgemeinen gesetzlichen Verfahrensrechten:

a. Informationsrecht und die Möglichkeit zur persönlichen Stellungnahme, soweit es die Sachverhaltsprüfung nicht gefährdet. In manchen, u.a. einigen europäischen Jurisdiktionen ist es erforderlich, die verdächtige Person so früh wie möglich über die gegen sie erhobenen Vorwürfe bzw. Ergebnisse der Sachverhaltsprüfung zu informieren. Die ermittlungsführende Stelle trägt hierbei die Verantwortung für die Berücksichtigung der nach anwendbarem Recht geltenden Informations- und Anhörungspflichten.

b. Sicherstellung der Einhaltung des anwendbaren Arbeitsrechts.

c. Gewährleistung der Vertraulichkeit während des gesamten Verfahrens sowie Sicherstellung das mit entsprechenden Informationen mit größter Sorgfalt umgegangen wird.

d. Einhaltung des „Need-to-know“ Prinzips. Die Weitergabe von personenbezogenen Informationen darf nur erfolgen, soweit dies zur Bearbeitung erforderlich ist, einem berechtigten Zweck dient und den anwendbaren datenschutzrechtlichen Anforderungen entspricht.

e. Ergreifung von Maßnahmen zur Vermeidung von Bloßstellungen und Rufschädigungen

12. Vorsätzliche Falschmeldung / Anschuldigung:

Eine wissentliche Falschmeldung, Beschwerde oder Anschuldigung mit dem Ziel, eine andere Person, die Zech Group SE, eine Tochtergesellschaft der Zech Group SE oder eine andere Gesellschaft vorsätzlich und wahrheitswidrig zu beschuldigen, stellt einen Compliance Verstoß dar und wird mit angemessenen Maßnahmen geahndet.

13. Eignung und Qualifikation der internen Ansprechpersonen:

Um mögliche Interessenskonflikte bei der Untersuchung von Vorwürfen gegen das Unternehmen auszuschließen, erfolgt nach Eingang der Meldung zunächst eine erste Bewertung. Je nach Schwere des Vorwurfs und möglicher involvierter Personen erfolgt mit dem Management, ggf. Personalabteilung oder der Rechtsabteilung eine Abstimmung, ob ggfs. die Bearbeitung intern oder extern durchgeführt wird. Die Ansprechpartner der Compliance Bereiche sind zur Erfüllung ihrer Aufgaben unabhängig, nicht an Weisungen gebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet. Ihnen werden ausreichend zeitliche Ressourcen eingeräumt und der Besuch regelmäßiger Schulungen ermöglicht, um die Sachlage und das Verfahren aus der Sicht der Hinweisgebenden zu verstehen und zu beurteilen, sowie im weiteren Verfahren zu unterstützen oder diese selber zu bearbeiten.
 

Verfahrensordnung - Anlage 1